كتاب ادارة الاولويـات (الاهم اولا) في هذا الكتـاب تجد منهج مختلف تماما لادارة الوقت ويقدم لك ببوصلة تقودك الى حياة افضل و يساعدك على عدة نقاط منها:
1- كيف تعرف هدفك بالحياة و كيف تكون رؤية مستقبلية تعطي حياتك الهدف و المعنى و تصبح هي بصمتك بالحياة.
2-كيف توجد التوازن بين كل الادوار التى تلعبها بالحياة.
ملخص كتاب/إدارة الأولويات
الكاتب/ستيفن كوفي
نبذة عن الكاتب
(24 أكتوبر 1932- 16 يوليو 2012) كان أحد المعلمين الأمريكيين، والمؤلف، ورجل الأعمال، والمتحدث الرئيسي. كتابه الأكثر شعبية هو 7 عادات للناس الأكثر فعالية. تشمل كتبه الأخرى، والقيادة التي تركز على المبدأ، والعادة الثامنة، وكيف تكون المدارس والآباء حول العالم عظمة ملهمة، وطفل واحد في كل مرة. كان أستاذا في كلية جون أم هانتسمان للأعمال في جامعة ولاية يوتا وقت وفاته.
نبذة عن الكتاب
ما يحدث غالبًا في عملنا هو أننا نسمح بالمهام غير المهمة لتسبق أشياء أكثر أهمية. لأنها أسرع وأسهل وأكثر إلحاحًا. وبهذه الطريقة، ينتهي بنا المطاف في الكثير من المهام التشغيلية التي لا نهاية لها والتي لا تسمح لنا أبداً بالعمل على مشاريع الأحلام هذه. ماذا أفعل؟
نحن نلفظ قائلين: “لو كان لدي المزيد من الوقت، يمكنني إنجاز كل شيء.” الخبر السار هو: أنتم! الأخبار السيئة: عليك أن تترك بعض الأشياء تذهب. إذا لم تفعل ذلك، فإن المزيد من الوقت سيوفر لك المزيد من المهام التي لا معنى لها لملئها. ما تحتاجه هو الحفاظ على الاهتمام والتركيز على ما هو مهم حقًا. هذه هي الطريقة الوحيدة لإنجاز الأشياء الكبيرة في الحياة!
الفهرس
وهناك العديد من الأمثلة للأدوار التي نعيشها الحياة كمدير شركة او موظف او مبدع او زوج او زوجه او اب او ابن ، كثير منا يشعرون بالاكتئاب عندما يستطيعون القيام بدور دون الاخر لانهم لا ينعمون بالتوازن الحقيقي في الحياه ،لان الادوار ما هي طرق نمشي فيها حتى نصل في نهايتها الى تحقيق اهدافنا سواء كان هذا الدور يشبع احتياج مادي أو روحاني او اجتماعي او عقلي، لذلك يجب علينا أن نحرص على توازن صحتنا النفسية لأن هناك العديد من الأدوار تتطلب مدة طويلة ومثابرة.
عندما تعرف مهمتك يجب أن تقف تحدد أهدافك بشكل واضح وصريح وما الذي تريد ان تقوم به فعلا في دورة تخطيطك الاسبوعي وان تكون هذه الأهداف فعالة ،ويجب أن لا تتعارض مع قيمك ومبادئك وان تكون مهمة وليست ضرورية وأنت تلبي احتياجاتك الحقيقية الرئيسية وان تكون في دائرة التحكم الخاصة بك، وعندما نحدد اهدافنا الأسبوعية لأي دور من أدوارها علينا أن نأخذ الوقت الكافي لنسأل الأسئلة الهامة ما هو الهدف؟ و لماذا يجب علينا تحقيق هذا الهدف؟ وان حدد بدقه الطريقة التي تتحقق بها الهدف.
بعد كتابة الأهداف يجب أن نضع كل منها في المربع الخاص بها، حتى تتوافر لدينا رؤيه كامله لشكل الاسبوع و تسهيل عملية التقييم الاسبوع في نهايته بشكل صحيح و تجنب الاخطاء في الاسابيع المقبلة لا نغفل عن أن التخطيط الاسبوعي لا يمنع ظهور عقبات يوميه تمنعك من اداء المهام التي كتبتها سابقا لذلك إذا حدث هذا الموقف عليك ان تقف وتراجع جدولك الأسبوعي أو اليومي بشكل دقيق وأن تحدد أولوياتك و ان تقرر اذا كان هناك ما تستطيع الاستغناء عنه وان تسعى لاستغلال وقتك على اكمل وجه و تدع لنفسك وقتا تنعم فيه بالراحة والاسترخاء وعند نهاية الاسبوع اسأل نفسك هل حقيقي بالفعل طبقت الجدول الاسبوعي وراقي وقيم الأهداف المكتوبة، وما هي العقبات التي تعرضت لها خلال الأسبوع ودون لو كان هناك قرارات اتخذتها أو تبديل مهام او الغائها وما هي النجاحات أو مواطن الفشل التي حدثت خلال الاسبوع وهل تمت المهام في نفس الوقت الذي حددته ام لا؟ و ما هو الشيء الذي تعلمته خلال هذا الاسبوع و ما الشيء الذي فشلت فيه؟ حتى تتجنبه في الاسابيع المقبلة، الحياه مكان للتعلم طوال الوقت ومن خلال التعلم نستطيع ان نجد في انفسنا وقدراتنا ويجب علينا أن نحرص طوال الوقت أن نتعلم كيف نعيش حياة سوية متوازنة لان الاصرار على شيء يجعل تحقيقه و سهلا و التوازن يساعدك على مواجهة الازمات واتخاذ قرارات حكيمة.
التفاعل من خلال الاعتماد المتبادل
التقسيم الأساسي و المثالي في المؤسسات الناجحة يكون على النحو التالي المربع رقم واحد الخاص بالمهام المستعجلة والمهمة تحتوي على من 20 – 25 % من المهام اما المربع الثاني الخاص بالمهام المهمة والغير مستعجله تحتوي على 65 – 80 %من مجموع المهام الأساسية، و في المربع الثالث المهام غير المهمة والمستعجلة تحوي 15%فقط من المهام بينما المربع الرابع المهام الغير هامه و الغير مستعجلة تحوي 1% فقط ،هذه الرؤيا توفر الكفاءة الإنتاجية و اداره الوقت بشكل كبير وتعمل على تركيز الجهود في مكانها الحقيقي وليس تضيع الوقت.
هناك عقبات كثيرة أمام الجيل الرابع الجديد في إدارة الوقت ان معظمهم يقضون الكثير من الوقت في التواصل والتعامل مع الاخرين ولذلك نجد هم ناجحين جدا في العلاقات الشخصية ولكن لديهم مشكلة في إدارة الوقت التعامل مع الآخرين يستنفذ الكثير من الوقت.
عند وجود تحالف مصالح بين جهتين عليك أن تفكر بالفوز وان تبتعد عن الأنانية ولكن حقق أهدافك الخاصة و اترك مساحة للطرف الآخر أن يحقق أهدافه وأن تصلوا الى منطقة وسطى يشعر فيها الجميع بالنجاح ، ونسعى الى توضيح الرؤى ووجهات النظر حتى يتم حل أي مشاكل أو أي من النقاط الخلافية حتى تتوفر لكم المنفعة المتبادلة ، أما عن التعاون فهي كلمة السر للنجاح عندما تحرص مع الآخرين على التعاون ستجد ان هناك الكثير ممن يحبونك و يدعمونك لتحقيق أهدافك.
و بعدها ابدأ في التأكد من أنك حققت أهدافك المطلوب وان الخطوط العريضة في أي اتفاقات سرية ولم يتم اختراقها بعد تحديد الموارد بكافة انواعها المالية و البشرية و التنظيمية المتاحة ،وان تحرص على وضع وسائل التقييم و ان تحدد النتائج بشكل واضح بين الاطراف المتعاونة لذلك يجب عليك توفير الظروف لتحقيق النجاح عند حدوث أي تحالفات مثل أن تكون فعلا انت والطرف الاخر جديرين بالثقة ،لأنها أساسية لكسب الاحترام و هي أكثر شيء يضيف لك رصيد عند الاخرين وان تؤمن بها جدا ، وان تتحمل الأطراف كلها المسؤولية عن أي أخطاء تحدث كل هذه الأشياء تتحقق لوجود التغذية العكسية وتوفير المعلومات طوال الوقت بين الأطراف.
فائدة الإدارة ذات الأولوية لا يمكن إنكارها. هذه العقلية الإدارية هي طريقة لتجنب تطوير الاستراتيجيات على أساس الأهداف التي لا يمكن تحقيقها من خلال الموارد المتوفرة لدينا اليوم. يجب أن يقوم المديرون بعمل عقلي ، يتضمن فرز واختيار الأولويات المناسبة في محيط من التعقيد والإمكانيات. عند اختيار الأولويات يجب أن يختاروا من أربعة معايير: ما هو مهم ، ما هو عاجل ، قصير المدى مقابل طويل الأجل ، وما هو واقعي مقابل رؤية. إذا لم يقوموا بالاختيار ، وبدون الرغبة في القيام بكل شيء ، ستكون النتيجة مربكة. يجب أن يتمتع المديرون بالقدرة النفسية لاختيار التوازن الصحيح ، مع العلم أن بعض الإجراءات لن تكون فعالة مثل غيرها. إن المفتاح لا يكمن في اختيار العوامل الثلاثة التي تساهم بشكل مباشر في تحقيق الهدف ، بل تحديد العوامل التي ليس لها نفس التأثير الإيجابي وإسقاطها مباشرة. على مستوى الاقتصاد الجزئي ، باستخدام هذه الاستراتيجية ، يمكن للشركات تجاوز لحظات الجمود وأكثر من ذلك ، لتبسيط العمليات وتطوير إدارة الأداء. أثبتت هذه الممارسة فائدتها عدة مرات ، كما أوضحنا في دراسة الحالة فيما يتعلق بشركة أبل الأمريكية. تمكنوا من التغلب على لحظة صعبة في مسار تطوير الأعمال في عام 1997 بسبب تنفيذ استراتيجية إعادة الهيكلة وتحديد أولويات الأنشطة. ومع إدراكنا لكفاءة هذه الممارسة على مستوى الاقتصاد الجزئي ، يمكنك تنفيذ نفس المبدأ على مستوى الاقتصاد الكلي. إننا ندرك حقيقة أنه على هذا المستوى هناك العديد من المتغيرات التي يجب أخذها في الاعتبار ، ولكن مع تقييم عادل وموضوعي ، فإننا على ثقة من أن إدارة الأولوية قد تكون حلا قابلا للتطبيق من أجل اقتصاد سليم يزيد من القدرة التنافسية.
يعكس موقف رومانيا في التسلسل الهرمي المستند إلى مؤشر التنافسية العالمية (JCI) من تقرير التنافسية العالمية الذي أعده المنتدى الاقتصادي العالمي للفترة 2009-2010 ، مرحلة التطوير التي نحن عليها الآن ، في مرحلة انتقالية من الاقتصاد المدفوع بالكفاءة إلى الاقتصاد القائم على الابتكار وفي الوقت نفسه ، يوفر معايير واضحة من حيث نقاط القوة والضعف في الاقتصاد الوطني.
القوة والسلام من العيش وفق المبادئ
السلام ليس هروب من الحياة وتحدياتها إنما هو الإحساس بالاستقلالية والاعتماد على النفس وعدم الدخول في أي الحروب مع الآخرين، مثلا نجد احد اشكال السلام في القدرة على الحب والتعلم وترك الأثر الطيب و القدرة على تطوير مميزاتنا الفريدة وزياده كفاءه قدراتنا على اتخاذ القرارات وعدم وجود تصارع بين أدوار وادوار من حولنا ولكن ان ننعم الشعور بالتكامل وان لا يتعارض ما نفعله مع الصوت الداخلي ،وان نعيش وفق قيمنا ومبادئنا ،لذلك نجد ان في أجيال التطور الفكري لإدارة الوقت الجيل الرابع يعتبر تحمل المسؤولية شيء مهم للنجاح و إشباع الاحتياجات أهم بكثير وتعتبر ضرورة قصوى وان المهارة وحدها لا تحقق النجاح ولكن نحتاجها ،لذلك عندما يتعرضون لأي تغيير في توقعاتهم يعتبرونها تحدي جديد و مغامرة ويبدأون في التكييف لحل المشكلة وتشغيل البوصلة الخاصة بهم لذلك علينا ان نعرف ان الحياة لا يمكن أن تكون بدون تحديات لأنها مغامرات مستمرة